Por Patricio Contreras
Miércoles 23 de marzo de 2022.- Hace un año hablé sobre por qué amo (#mentira) las reuniones. Hoy vuelvo al tema, porque siempre está vigente. Y porque la vida laboral no tiene que ser miserable.
En torno a las reuniones hay cinco reclamos recurrentes. Veamos: que una o dos personas dominan la conversación; que el jefe no lidera la reunión; que la reunión pudo ser un correo; que todos miran sus teléfonos; y que nunca nada se resuelve en una reunión.
Investigadores de las universidades de Nebraska y Clemson analizaron ¡200 estudios científicos! sobre reuniones, para intentar dilucidar una receta salvadora. Te dejo un destilado de esas ideas, para que tus malditas reuniones se conviertan en benditas reuniones.
Antes de la reunión:
- Convocar solamente si es necesario.
- Evitar reuniones largas; ajustar al objetivo.
- Reunir a grupos pequeños: personas esenciales.
- Establecer objetivos y expectativas; preparar minuta.
- Asegurar el correcto funcionamiento de la tecnología.
Durante la reunión:
- Empezar puntualmente.
- Evitar quejas, comportamiento dominante y frases inapropiadas.
- Evitar hacer cosas no relacionadas con la reunión.
Para quien encabeza la reunión:
- Seguir minuta/agenda, con objetivos y resultados.
- Permitir que asistentes participen de la toma de decisiones.
- Intervenir cuando la comunicación se vuelve disfuncional.
Después de las reuniones:
- Corto plazo: enviar minuta inmediatamente al terminar; evaluar satisfacción y calidad de la reunión.
- Largo plazo: incorporar evaluaciones; que líderes evalúen críticamente las reuniones para determinar su necesidad y valor.
Me quedo con esas dos palabras: necesidad y valor.
Si no tiene necesidad y valor, esa reunión ni siquiera merece ser un email.
Para finalizar te dejo esta charla de Steven Rogelberg, autor del libro The Surprising Science of Meetings. Ahí aprendí que cada día hay 55 millones de reuniones, solamente en Estados Unidos.
Una locura...
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